Консультант по управлению
Cпециалист по разработке стратегии развития бизнеса

Статьи

Совещания: польза, а не пустая трата времени

 
Совещания давно вошли в жизнь большинства компаний, но мало кто задумывается о пользе их проведения.
 
Каждому из нас случалось присутствовать на совещаниях, после долгожданного завершения которых остается ощущение бесцельно потраченного времени. Так с какой же целью проводятся совещания, зачем они нужны руководителю? Для ответа на эти вопросы следует для начала обратиться к определению.
 
Совещание – это управленческий инструмент принятия решений для достижения поставленной цели и решения текущих задач. Чтобы принять решение, которое приведет к цели, зачастую требуется информация о ресурсах, тенденциях, изменениях, состоянии рынка и т.д. Понимая это, руководитель приглашает к себе ответственных сотрудников и задает им те вопросы, ответы на которые прояснят ситуацию по возникшим проблемам.
 
Но посещая совещания руководителей, хочется часто задать один вопрос: «А где в этом совещании частица СО?» Вещание есть, а вот СОвещания — нет…В большинстве случаев на совещаниях в основном говорит первый руководитель и принимает решения на основе минимальной информации. При таком подходе возможны следующие риски: решение, принятое без учета всех нюансов может не привести к поставленной цели; когда говорит и принимает решения на совещаниях только первый руководитель, то и ответственность за все происходящее в компании несет тоже только он; у сотрудников появляется хороший инструмент для манипулирования первым руководителем.
 
Чтобы сократить данные риски, придерживайтесь другого подхода: заранее объявляйте своим заместителям и ответственным сотрудникам, приглашенным на совещание, вопросы, которые будут обсуждаться. Например, как они видят сложившуюся ситуацию, что уже сделано по данному вопросу, их планы на ближайшую перспективу, как эти планы помогут улучшить работу компании, как принятое решение в результате скажется на прибыли, в каких ресурсах нуждаются сотрудники. К тому же важно, чтобы у каждого выступающего на совещании было достаточно времени для сбора данных и их анализа. Во время совещания дайте возможность высказаться каждому сотруднику и только после этого подводите итог и принимайте решения. Такой подход к совещаниям дает следующие результаты: сокращение время их проведения; решения приводят к поставленной цели; сотрудники несут полную ответственность за свой участок работы.
 
Таким образом, любой руководитель способен превратить совещание в мощный инструмент управления, с помощью которого можно не только своевременно информировать сотрудников, ставить задачи, анализировать ситуацию, получать обратную связь от сотрудников, но и корректировать совместные действия, вырабатывая выгодные для всех решения, способствующие процветанию компании.


Написать

Указанный вами e-mail адресс нигде не будет опубликован.